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Sistema de bajo costo para control de asistencia escolar, con un lector RFID-USB de 13.56 Mhz y un sencillo programa Excel con macros VBA.

Esta publicación está realizada con base en el trabajo de: John Levendis, Ph.D y Mehmet F. Dicle, Ph.D, Loyola University New Orleans

 

 

DESCRIPCION GENERAL:

Haciendo uso de dispositivos de bajo costo, como lo es un lector RFID USB de 13.56 Mhz y tarjetas ó llaveros tags ISO-14443A, los autores de este proyecto desarrollaron un sencillo control de asistencia escolar para el registro de estudiantes al ingresar al salón de clase.

El sistema puede hacerse extensivo a otras aplicaciones, por ejemplo al control de asistencia laboral, control de acceso, control de inventario, etc.

Haciendo uso de la herramienta didáctica básica de cualquier maestro, que es la computadora Laptop, y utilizando una hoja Excel programada en lenguaje VBA, es posible almacenar todos los registro de asistencias, incluyendo el nombre de los alumnos, junto con la fecha y la hora.

Los registros son almacenados en forma automática en un archivo estándar Excel, el cual más tarde puede ser analizado por otro software para integrar el control semestral ó anual de asistencia.

La inversión total del sistema por estudiante, en una clase de 40 alumnos, es de alrededor de $20.00 pesos.

 

LOS TAGS ISO-14443A S50:

El dispositivo RFID recibe información de tags del tipo ISO-14443A. Estos tags se venden en presentación de tarjeta ó bien de llavero y contienen una EEPROM con capacidad de 1 Kb de espacio para almacenamiento de datos. La documentación completa de los tags ISO-14443A puede consultarla aquí:

CARD-TAG-MF1S503.pdf

APPLICATION-NOTE-ISO-14443A-S50.pdf

 

EL LECTOR RFID-USB:

Se trata de un lector modular RFID-USB de 13.56 Mhz, muy sencillo de usar. Puede ser utilizado en numerosas aplicaciones de RFID, como la identificación personal, logística, control de acceso, control de asistencia y control de procesos de producción industrial.

Al conectar el cable USB a la computadora PC ó Laptop, el módulo lector RFID-USB es detectado (plug & play) por cualquier sistema Windows 8, ó 7, cargando su driver en forma automática. El dispositivo es reconocido y dado de alta por el administrador de dispositivos como un teclado HID, como se muestra enseguida (Figura 1). Observe como aparecen en la lista 2 teclados, uno de los cuales es el teclado estándar de la computadora y el otro es el lector RFID-USB.

 

Figura 1

 

LA INFORMACIÓN DEL LECTOR RFID-USB INGRESA EN LA PC COMO SI FUESE UN TECLADO ESTÁNDAR:

Al acercar el tag ISO-14443A al lector RFID-USB (la distancia aproximada de detección es de unos 2 a 4 cms), éste lee su número de serie y lo envía hacia la computadora como una cadena de 10 dígitos decimales. Dado que el dispositivo fue dado de alta como un teclado HID, esta cadena de caracteres puede entonces observarse directamente en cualquier documento Word, Excel ó block de notas, como si se tratara de un usuario escribiendo en el teclado estándar de la computadora.

 

EN UNA HOJA EXCEL, SE ALMACENAN LOS DATOS DEL TAG:

Utilizando el programa Excel-VBA cuyo link se muestra al final en esta misma página, el sistema de control de asistencia está completo: en la hoja Excel se almacenará el número de serie del tag, el nombre del alumno, y la fecha y hora en la cual registraron el tag en el lector RFID.

 

NO OLVIDE HABILITAR LOS MACROS DE LA HOJA EXCEL:

Una vez abierta la hoja Excel, por default los macros estarán desactivados. Para habilitarlos, siga los siguientes pasos:

 

Dé click en la esquina arriba a la izquierda de la hoja Excel, en el botón de Office, el cual se distingue por el logo de 4 colores, como se observa en la imagen de la Figura 3. Allí elija la opción 'Opciones de Excel', 'Centro de Confianza', 'Configuración del Centro de Confianza', y finalmente, se deben activar las opciones marcadas en la imagen abajo (Figura 2):

 

Figura 2

 

PASO 1. REGISTRO INICIAL:

Para el registro inicial, en la carpeta 'Students', deben escribirse los nombres de los alumnos en la columna correspondiente. Posteriormente, posicionando el cursor de la hoja Excel sobre el casillero a la derecha de cada nombre, el alumno debe acercar su tag al lector RFID, a unos 2 a 4 cms. de distancia, para ingresar automáticamente el número de serie en su correspondiente celda. El registro se lleva a cabo una única vez durante el período del curso.

 

Figura 3

 

PASO 2. TOMAR ASISTENCIA EN CLASE:

Una vez que la lista de participantes está completo, para el registro de asistencia por clase, el maestro debe dar click (una única vez durante cada clase) en el ícono "Attendance". Conforme vayan llegando a la clase, cada alumno registrará su tag en el lector RFID-USB. Los datos se almacenan en forma automática, en la misma hoja Excel, en la carpeta "Attendance", y quedan ordenados según la fecha y hora de registro del tag, como se muestra en la figura abajo:

 

Figura 4

 

ARCHIVOS REQUERIDOS PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA ESCOLAR:

Lector RFID USB de 13.56 Mhz

Dicle Levendis RFID attendance system.pdf (*)

Dicle Levendis RFID attendance system.xlsm (*)

(*) Nota de los autores del programa: We are providing the software under GNU General Public License. We provide the code as is and with no warranties. It may have errors. If so, please report them to us. We are academics and we provide our work-product free for anyone to use as long as it remains free. What is in it for us? Your recognition and citations. We try to keep a record of instructors using it. We would appreciate if you could send us an email and let us know that you are using it.

John Levendis, Ph.D y Mehmet F. Dicle, Ph.D, Loyola University New Orleans

 

NOTA TÉCNICA:

Correspondencia entre el número de serie expresado como 10 digitos decimales u 8 digitos hexadecimales:

El número de serie de las tarjetas ISO-14443A S50 se compone de 8 dígitos hexadecimales, como se explica en el tutorial correspondiente. El lector RFID-USB utilizado en el proyecto descrito, realiza la conversión de este número a un formato decimal de 10 dígitos, considerando que se trata de un número entero positivo. Por ejemplo, si el número de serie de la tarjeta es: B5 4C 0E 20 el lector RFID-USB generará los dígitos: 30 41 66 04 48. Utilice el siguiente link para realizar la conversión utilizando cualquier otro número:

www.binaryhexconverter.com/hex-to-decimal-converter

*Importante: la información del número de serie de la tarjeta ISO-14443A S50 se lee normalmente con los dígitos menos significativos en primer lugar y los más significativos al último. Lo anterior significa que al leer el número de serie (ver proyecto con un módulo RFID-UART), utilizado como ejemplo en el párrafo de arriba, el valor leído sería: 20 0E 4C B5. Observe que en este caso, debe invertirse el orden de los números para encontrar su valor hexadecimal real, es decir B5 4C 0E 20, antes de realizar la conversión a decimal.